Wielkość ma znaczenie
Wiele przedsiębiorstw na salę konferencyjną wybiera niewielkich rozmiarów pomieszczenie, w którym trudno jest się poruszać. To duży błąd. Już na etapie wyboru siedziby firmy, warto pomyśleć o konieczności stworzenia sali konferencyjnej. Wtedy można uniknąć tej wpadki. Dlaczego niewielki pokój się nie sprawdza? Po pierwsze, będzie w nim ciasno i w razie konieczności trudno jest wyjść niezauważonym, bez przeszkadzania innym. Po drugie, duży tłok sprawia, że osoby będące w środku nie będą czuć się komfortowo. Po trzecie, dość szybko może zacząć robić się duszno. Po piąte, w ciasnych pomieszczeniach trudniej jest się skoncentrować.
Nie odpowiemy tu na pytanie, ile metrów kwadratowych powinna mieć sala konferencyjna, ponieważ to zależy od wielu czynników. Przede wszystkim od tego, komu będzie służyć. Innego pomieszczenia będziemy potrzebować do przeprowadzania szkoleń dla setki pracowników, a inne potrzebne będzie do zorganizowania narady/konferencji dla dwudziestu gości. Pomieszczenie powinno jednak pozostawiać dużą swobodę przemieszczania się oraz ruchu. Osoby, siedzące przy stole powinny móc bez problemu się od niego odsunąć.
Wyposażenie
Każda sala konferencyjna powinna składać się z kilku elementów. Przede wszystkim, dobrze jest wybrać miejsce, które posiada duże okna. Zwiększają one optycznie dostępną przestrzeń, wpuszczają naturalne światło. Poza tym, bardzo istotnym elementem jest rzutnik lub projektor, który często jest wykorzystywany podczas przedstawiania prezentacji. Warto zainwestować w sprzęt, który przymocowany będzie do sufitu, dzięki czemu nie będziemy mieć problemu z ustawieniem odpowiedniej odległości od ekranu. Przydatny okaże się również system nagłośnienia dobrej jakości. Kupmy także rozwijany ekran, na którym będziemy wyświetlać obraz z projektora. W tej chwili na rynku dostępne są one w wersji elektronicznej.
Podstawowym wyposażeniem takiego miejsca jest stół lub kilka stołów. Tu wybór ponownie zależy od wielkości pomieszczenia oraz liczby osób, która będzie w nim przebywać. Jeśli decydujemy się na kilka stołów, należy wybrać takie, które będą dobrze się ze sobą łączyć, co ułatwi ustawienie modułowe. Pamiętamy też o takim elemencie jak krzesło konferencyjne. Powinno być ono stabilne i wykonane z oddychających materiałów. Postawmy na miękką wersję, dzięki czemu siedzenie na nim będzie przyjemne. Powinno mieć ono również wyprofilowane oparcie pleców. Na rynku krzesło konferencyjne dostępne jest w różnych wersjach. To indywidualna kwestia czy wybierzmy to na metalowych nogach, czy może postawimy na praktyczne kółka, które zapewnią większą ruchomość.
